Privacy Statement

Versie: augustus 2019, versie 1.0

Het onderstaande privacy statement is van de Oorlogsgravenstichting (hierna aangeduid als OGS). Wij zijn gevestigd in Den Haag aan de Zeestraat 85, 2518 AA. Het kamer van koophandel nummer van de OGS is nummer: 41149180.

Verwerking persoonsgegevens

Donateurs

Om de bijdrage van donateurs te innen en om donateurs te informeren over het donateurschap en OGS verwerkt OGS de naam, adres, e-mailadressen, financiële gegevens en papieren machtigingen met rekeningen van donateurs. OGS verwerkt deze gegevens ter uitvoering van een overeenkomst met de donateur. De financiële gegevens worden zeven jaar bewaard na het jaar waar de gegevens betrekking op hebben en de overige gegevens worden niet later dan twee jaar na het beëindiging van het donateurschap verwijderd.

Adoptanten

Om te weten wie een graf heeft geadopteerd en de adoptant te informeren hieromtrent alsook over OGS aangelegenheden verwerkt OGS de naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer van de adoptant. OGS verwerkt deze gegevens ter uitvoering van een overeenkomst met de adoptant. De gegevens worden niet later dan twee jaar nadat de persoon geen adoptant meer is verwijderd.

Consuls

Om een registratie bij te houden van consuls en hen een uitnodiging te sturen voor activiteiten als de consuldag en het regionaal consuloverleg, alsook relevante informatie voor Consuls en nieuws over de OGS te sturen, verwerkt OGS de naam, e-mailadres, telefoonnummer, postadres, bezoekadres en voor zover geen zakelijk adres beschikbaar het privéadres van de consul. OGS verwerkt deze gegevens ter uitvoering van een overeenkomst met de consuls. De gegevens worden niet later dan twee jaar nadat de persoon geen consul meer is verwijderd.

Nabestaanden

Om necrologisch onderzoek te doen naar slachtoffers verwerkt OGS van nabestaanden van deze slachtoffers de naam, identificatie- en contactgegevens en gegevens betreffende het slachtoffer. OGS verwerkt deze gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang. De gegevens worden na het onderzoek doorgegeven aan het Nationaal Archief en bij OGS verwijderd.

Nabestaanden kunnen vanwege met hun specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar maken bij OGS tegen de verwerking van hun gegevens door OGS.

Website bezoekers

OGS gebruikt sessiecookies voor de werking van de website en voor statistische analyse van het gebruik van de website. Hiertoe verwerkt OGS IP-adres, technische browserinformatie, cookie ID en klik- en surfgedrag. Voor de statistische analyse gebruikt OGS Google Analytics, waarbij een privacy vriendelijke instelling wordt gehanteerd zoals voorgeschreven in de Handleiding privacyvriendelijk instellen van Google Analytics van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit betekent dat het laatste octet van het IP-adres is gemaskeerd, 'gegevens delen' is uitgezet en er geen gebruik maakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies. OGS heeft een gerechtvaardigd belang om deze gegevens te verwerken, waarbij de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de website bezoeker beperkt is door de voornoemde instellingen. De gegevens worden niet langer dan 5 jaren bewaard.

Nieuwsbriefabonnees

Geïnteresseerden kunnen zich via de website aanmelden voor een nieuwsbrief. Om abonnees te voorzien van een nieuwsbrief verwerkt OGS van deze abonnees het e-mailadres en welke nieuwsbrief deze wenst te ontvangen. OGS verwerkt deze gegevens op grond van toestemming van de abonnee. De abonnee kan elk moment deze toestemming weer intrekken waarna de gegevens onmiddellijk worden verwijderd.

Vragenstellers

Om vragen van mensen te beantwoorden verwerkt OGS van deze mensen mogelijk de naam, e-mailadres, telefoonnummer en/of postadres, en eventuele gegevens in de vraag of het antwoord. OGS verwerkt deze gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang om de vragenstellers ten dienste te kunnen zijn, waarbij de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer beperkt is. De gegevens worden uiterlijk 6 maanden nadat het antwoord is verstrekt verwijderd.

Afnemers van diensten en producten

Via de website of op een andere wijze kunnen diensten en producten, zoals DVD’s, boeken of het leggen van kransen en bloemen bij OGS worden besteld. Om deze bestelling te kunnen uitvoeren verwerkt OGS gegevens betreffende de bestelling (bijvoorbeeld datum en locatie kranslegging), naam, adres, e-mailadres en betalingsgegevens. OGS verwerkt deze gegevens ter uitvoering van een overeenkomst met de afnemer. De financiële gegevens worden zeven jaar bewaard na het jaar waar de gegevens betrekking op hebben en de overige gegevens worden niet later dan twee jaar nadat de transactie heeft plaatsgehad verwijderd.

Bezoekers herdenkingen en andere activiteiten

Wanneer OGS herdenkingen of andere activiteiten organiseert dan is het mogelijk dat OGS foto’s laat maken om deze in publicaties en verslagen van OGS op te nemen. Op deze foto’s kunnen mogelijk bezoekers staan. OGS zal zorgdragen dat deze zoveel mogelijk onherkenbaar zijn, en voor zover de bezoekers wel herkenbaar zijn zal eerst toestemming worden gevraagd aan de betreffende bezoekers.

Het is ook mogelijk dat toestemming vragen aan de betrokkenen in redelijkheid niet mogelijk is of dat de foto’s met herkenbare personen erop voor journalistieke doeleinden worden gemaakt en gepubliceerd. OGS kan dan een gerechtvaardigd belang hebben om de foto’s te maken en te gebruiken, maar uitsluitend nadat OGS heeft geoordeeld dat het maken en gebruiken van die foto’s proportioneel is gezien het belang van de publicatie en de inbreuk op de privacy rechten van de betrokkenen, en daarnaast dat er geen andere mogelijkheden zijn om hetzelfde doel te realiseren zonder mensen herkenbaar in beeld te brengen.

De foto’s worden verwijderd voor zover het doeleinde waarvoor toestemming is verleend is gerealiseerd. In gevallen waarbij geen toestemming is gevraagd worden foto’s zolang gearchiveerd zolang deze foto’s maatschappelijke relevantie hebben in de zin dat deze bijdragen aan de geschiedschrijving van OGS en haar doelstelling, alsmede het bewaren proportioneel en noodzakelijke is.

Sollicitanten

In het kader van een sollicitatie kan OGS persoonsgegevens betreffende de sollicitant verwerken zoals identificerende gegevens (naam, geboorteplaats, geboortedatum, adres etc.), contactgegevens, loopbaangegevens, aantekeningen en beoordeling door OGS en andere gegevens relevant voor het vervullen van de betreffende functie. OGS verwerkt deze gegevens om op verzoek van de sollicitant vóór de mogelijke sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen. Deze gegevens worden binnen vier weken na afronding van de procedure vernietigd.

Leveranciers

Voor de verwerving van diensten en producten en de financiële afhandeling daarvan verwerkt OGS van leveranciers niet zijnde rechtspersonen en personen in dienst van deze leveranciers, naam, adres, bestelgegevens en financiële gegevens. OGS heeft een gerechtvaardigd belang om diensten en producten te verwerven en deze adequaat financieel af te handelen, waarbij de inbreuk op de levenssfeer van de (contactpersonen van) leveranciers beperkt is. De financiële gegevens worden zeven jaar bewaard na het jaar waar de gegevens betrekking op hebben en de overige gegevens worden niet later dan twee jaar na het beëindiging van de relatie verwijderd.

Overige relaties van OGS

OGS verwerkt naam, bedrijfsgegevens en contactgegevens van haar relaties zijnde natuurlijke personen en contactpersonen van fondsen/Stichtingen en zakelijke sponoren, externe samenwerkingspartners en andere organisaties die relevant zijn voor de uitvoering door OGS van haar taak. De verwerking van deze gegevens is aldus noodzakelijk voor de realisatie van haar taak van algemeen belang, waarbij de betreffende personen vanwege met hun specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar kunnen maken bij OGS tegen de verwerking van hun gegevens door OGS. De persoonsgegevens worden verwijderd op verzoek van de betreffende persoon of uiterlijk een jaar na beëindiging van de relatie. De financiële gegevens worden zeven jaar bewaard na het jaar waar de gegevens betrekking op hebben.

Rechten van betrokkenen

U hebt op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming bepaalde rechten, die u onder bepaalde voorwaarden kunt uitoefenen. Zo hebt u het recht om OGS te vragen of OGS uw persoonsgegevens verwerkt om vervolgens deze in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door OGS. Ook kunt u recht hebben op zogenaamde gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die OGS geautomatiseerd verwerkt in gedigitaliseerde vorm naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. Ten slotte, hebt u de mogelijkheid om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dat kan bijvoorbeeld wanneer u meent dat de persoonsgegevens onjuist zijn en daarom voorlopig niet gebruikt kunnen worden.

Indien u gebruik wil maken van bovengenoemde rechten of hier meer over wilt weten dan kunt u contact met ons op te nemen zoals toegelicht onder het kopje contact.

Ook kunt u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens door OGS indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gegevensbeveiliging & verstrekking aan derden

De OGS maakt gebruik van zorgvuldige veiligheidsprocedures voor de bescherming van de verwerkte gegevens, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden zich onbedoeld toegang kunnen verschaffen tot deze gegevens. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens.

De persoonsgegevens die wij verzamelen, verstrekken wij niet aan derde partijen behoudens indien deze derde partij onder verantwoordelijkheid en in opdracht van OGS persoonsgegevens te verwerken, dan wel in het geval dat OGS bepaalde gegevens aan het Nationaal Archief verstrekt zoals hiervoor aangegeven. De gegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt.

Wijziging van dit privacy statement

Dit privacy statement kan worden gewijzigd waarbij de wijziging op deze website wordt gepubliceerd. Het verdient dan ook aanbeveling om dit privacy statement geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Contact

Wilt u meer weten over dit privacy statement of wilt u gebruikmaken van de rechten die u heeft onder de AVG dan kunt u contact met OGS opnemen via het contactformulier, door ons een e-mail te sturen via avg@ogs.nl of door telefonisch contact met ons op te nemen via 070-3131086 op maandag tot en met donderdag tussen 9.00 en 16.30 uur. Op deze wijze kunt ook contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming Krista Fernhout.